XCOMLIVE – VIRTUELLE / HYBRIDE EVENTS

– by Temporary Fair Affair

Hybrid Events: „Ach, so einfach geht das?“

In Zeiten der Digitalisierung erfreuen sich das Hybrid Event zunehmender Beliebtheit. Livestreams, Webinare oder Live-Chats lassen sich erfolgreich in Konferenzen, Kongresse und Tagungen integrieren. Für Veranstalter ergeben sich daraus eine Vielzahl von Möglichkeiten und Chancen.

Was ist ein Hybrid Event?

Eine hybride Veranstaltung ist eine Messe, eine Konferenz, ein Seminar, ein Workshop oder ein anderes Treffen, das eine „Live“-Veranstaltung vor Ort mit einer „virtuellen“ Online-Komponente kombiniert.

Mit der wachsenden Beliebtheit und Kosteneffizienz virtueller Veranstaltungen sind Hybridveranstaltungen zu einem beliebten Mittel geworden, um die Teilnahme an traditionellen Veranstaltungen zu relativ geringen Kosten zu erhöhen. Sie ermöglichen auch die Teilnahme von Personen, die möglicherweise nicht physisch teilnehmen können. Die Gründe dafür liegen sowohl in Reise- oder Zeitzonenbeschränkungen oder entstehen aus dem Wunsch heraus, den Kohlenstoff-Fußabdruck der Veranstaltung zu reduzieren.

XcomLive zeigt wie Hybrid praktisch funktioniert

XcomLive zeit wie Hybrid Events praktisch funktionieren können. Bühnensetup, technische Ausstattung sowie die Einbindung des Publikums und externer Redner sind mit der Lösung möglich. Praktisch könnte eine Konferenz sofort starten.

Das Hybrid Event steht seinem Live-Pendant dabei in nichts nach und erfüllt vor allem die wichtigste Voraussetzung für eine erfolgreiche virtuelle Veranstaltung: die Interaktion und Integration des Besuchers.

Möglich ist dies durch eine selbstentwickelte Software von XcomLive Mittels dieser lassen sich auf einen Klick Umfragen, Votings und Fragen in die Konferenz integrieren. Außerdem können Ansprechpartner per Live-Bild zu Diskussionen hinzugeschaltet werden. Für den Besucher ist die Nutzung der Web-App dabei unkompliziert.

„Der normale User muss keine Software installieren, er kann sein eigenes Handy benutzen, alles ist barrierefrei und webbasiert. Außerdem wird der Stream auf deutschen Servern in Nürnberg gehostet und ist gemäß DSGVO sicher.“

Virtuelle Komponenten bei hybriden Veranstaltungen

Im Allgemeinen beinhaltet die virtuelle Komponente eine Online-Darstellung der Live-Veranstaltung. Zum Beispiel könnten die Online-Teilnehmer Zugang dazu haben:

• Live-Audio- oder Video-Streaming von Hauptrednern oder Workshops zusammen mit ihrem Präsentationsmaterial
• Online-Präsentationen (von Webcasts bis zur gemeinsamen Nutzung von Inhalten)
• Hybrid Event Webcast mit synchronisierten Folien neben der Live- und archivierten Webcast-Videopräsentation
• Erstellung eines Live-Kommentars oder einer Abschrift des Protokolls
• Einrichtungen für Online-Chats oder Diskussionsforen
• Live-Blogs
• Veranstaltungsfotos und Videos
• Integration anderer sozialer Medieninstrumente wie Twitter, LinkedIn und Facebook

Wichtig bei hybriden Events ist die Interaktion mit den Vor-Ort- und Online-Teilnehmern. Alle Veranstaltungsbesucher sollten so die Möglichkeit erhalten, mit den Rednern zu kommunizieren, um Teil des Events zu sein – und nicht nur bloßer Zuschauer. Eine Hybridveranstaltung nutzt demnach Technologie, um das Online-Publikum in ein Veranstaltungserlebnis zu bringen – damit das Online-Publikum und die Live-Teilnehmer dasselbe Ereignis möglichst ähnlich erleben.

Der Inhalt der Veranstaltung kann auch aufgezeichnet und online zur Verfügung gestellt werden. OnDemand-Inhalte fördern beispielsweise weitere Diskussionen nach dem Ende der Veranstaltung und helfen ein Wissensportal für Veranstaltungsteilnehmer aufzubauen. Darüber hinaus können Highlights im nächsten Jahr für die Vermarktung der bevorstehenden Veranstaltung genutzt werden.

Vorteile von hybriden Events

Neben einer erhöhten Interaktion zwischen den Teilnehmern einer Veranstaltung ist ein weiterer wichtiger Vorteil von Hybridveranstaltungen die Kostenwirksamkeit. Im Hinblick auf die Optimierung des Return on Investment (ROI) bringen hybride Veranstaltungen exponentiell mehr Aufmerksamkeit und potenzielle Kunden zu Veranstaltungen.

Anstatt mehrere (ähnliche) Veranstaltungen in verschiedenen Städten im ganzen Land zu organisieren, kann eine einzige Hybridveranstaltung für das gesamte Publikum – im ganzen Land oder weltweit – abgehalten werden.

Neben einer höheren Reichweite spielt auch die Nachhaltigkeit von Veranstaltungen bei Hybrid Events eine Rolle. Der ökologische Fußabdruck wird reduziert, da nicht alle Teilnehmer zum Veranstaltungsort reisen müssen, denn insbesondere der internationale Reiseverkehr trägt erheblich zur globalen Erwärmung bei.

Hybrid Event: Technische Voraussetzungen

Die Bereitstellung eines Internetzugangs, in der Regel über kostenloses Wi-Fi, ist bei Hybridveranstaltungen essenziell. Online-Tools ermöglichen es nicht nur, dass eine physische Veranstaltung ein größeres Publikum erreicht. Sie gestatten zudem Kommunikation und Interaktion zwischen allen Beteiligten – von den physischen Teilnehmern miteinander, den Organisatoren der Veranstaltung bis zu den Online-Teilnehmern interagieren.

Neben einer geeigneten Bandbreite am Veranstaltungsort wird auch technisches Equipment benötigt. Kameras, Mikrofone und Laptops sind notwendig, um Inhalte online verfügbar zu machen und eine Interaktion zu gewährleisten. Für Hybrid Events werden zudem geschultes Personal sowie eine zuverlässige Plattform für das Streaming benötigt. Vor- und Nachteile unterschiedlicher Lösungen müssen bereits im Vorfeld abgewogen werden, um ein einmaliges Erlebnis für alle Teilnehmer zu schaffen.

Ein einzigartiges hybrides Erlebnis mit XcomLive by TFA

Die Planung und Umsetzung von hybriden Veranstaltungen unterstützen die Experten von TFA und XcomLive. Mit ihrem langjährigen Know-how erkennen sie Fallstricke und Herausforderungen. Zudem können sie das nötige technische Equipment zur Verfügung stellen, installieren und betreuen.

Schaffen Sie mit ihrem Event, Ihrer Konferenz, Ihrem Kongress oder Ihrer Tagung ein einzigartiges Hybrid Event für ein weltweites Publikum.